Bureaucratie? Een hoop stof om niks in uw organisatie?

Bureaucratie? In mijn organisatie? Tja..Om een futiliteit wordt eindeloos vergaderd. Een misverstand, niet duidelijk; een hoop stof in uw organisatie. Het kan de beste overkomen, denkt u. Toch is op dit soort bureaucratie flink te verbeteren. Het toverwoord: goede functiescheiding. Klinkt meteen wat obligaat? Lees verder hoe…

Kent u dat? Kleine dingen leiden tot eindeloos gepraat en doorschuiven van het probleem. Dat komt omdat niemand precies weet hoe het probleem op te lossen. Dit ervaren we vaak als nutteloze bureaucratie. Kijk bijvoorbeeld wat er gebeurt op een vastgoedafdeling van een gemeente:

Iemand wil een laadpaal voor de auto. Hij stapt rechtstreeks naar een technisch beheerder. “Het is besproken in het afdelingsoverleg en akkoord”. De zeer taakvolwassen technisch beheerder vraagt een offerte aan en regelt de laadpaal. Vervolgens mailt hij de aanvrager op welke kostenplaats de factuur kan worden geboekt. Let op, nu begint het…
“Nee, jullie zouden dat betalen via de onderhoudsbegroting.” Baas van de afdeling: “We hadden afgesproken dat zij dat zelf zouden betalen.” Of was het misschien niet helemaal duidelijk afgesproken?
Nu ontstaat een ruim overlegcircuit: technische man overlegt met opdrachtgever, baas overlegt met baas van de opdrachtgever, het wordt besproken in het MT. O ja, het gaat over € 1.275,— exclusief BTW.

Wat gaat hier nu mis?
Een laadpaal hoort niet tot het gehuurde zoals overeengekomen in het contract. De Assetmanager is altijd de baas van het contract. Niet de managers in het afdelingsoverleg, niet de technisch beheerder. Manager, trek niet het stuur uit de handen van uw specialist de Assetmanager. De technisch beheerder kan zich bedenken dat dit buiten het contract valt, want het is geen regulier onderhoud. Dus verwijzen naar de assetmanager. Dat lijkt op bureaucratie maar is het niet.

De assetmanager bewaakt de rentabiliteit van zijn assets en had onmiddellijk gespot dat dit niet in het contract valt. Zij/hij had aan de voorkant gevraagd: “Wie betaalt dat? Ik heb er geen budget voor”. Geen scheve gezichten en een heldere discussie.

Belangrijk is de taakverdeling scherp te hebben. Nog belangrijker is de medewerkers hier vervolgens constant op te coachen.

Hoe? Neem eens contact op, ik help u graag verder.

Lees meer over uw organisatie: gemeente, corporatie of zorg.